岡崎市のDXビジョンでは、行政手続きや市民サービスだけでなく、市内ものづくり中小企業のDX支援も施策として示されています。
ものづくり企業のDXというと、IoT、設備データ、基幹システム、受発注管理など、大きな仕組みを想像しがちです。
もちろん、それらも重要です。
ただ、地域の中小企業が最初に取り組みやすいDXは、もっと身近なところにもあります。
社内の知識を整理することです。
製造現場、営業、見積、品質対応、納品後の問い合わせ。
日々の仕事の中には、ベテラン社員の頭の中にだけある知識がたくさんあります。
その知識を少しずつ文章化し、検索しやすくし、AIに手伝わせられる形にしていくことは、ものづくり企業にとって現実的なAI活用の入口になります。
ものづくり企業の強みは、資料になっていないことが多い
地域のものづくり企業には、長年の経験で培われた判断があります。
この材料なら、ここに注意する。
この加工では、過去にこういう不具合があった。
この取引先は、見積時にこの条件を確認した方がよい。
この製品は、納品後にこの問い合わせが来やすい。
こうした知識は、会社の大きな資産です。
しかし、必ずしもマニュアルやFAQとして整理されているとは限りません。
ベテランに聞けば分かる。
担当者なら覚えている。
過去のメールを探せば出てくる。
この状態でも仕事は回りますが、人が変わったとき、急ぎの対応が重なったとき、似た問い合わせが増えたときに負担が大きくなります。
AIに聞けるようにする前に、人間が読める形にする
社内ナレッジAIというと、すぐにチャットボットや検索システムを作りたくなります。
しかし、AIに聞ける状態にする前に、まず人間が読める形にする必要があります。
たとえば、次のような情報です。
- よくある問い合わせ
- 見積時に確認する項目
- 製品ごとの注意点
- 加工や施工の手順
- 過去のトラブルと対応
- 納品後の説明
- よく使うメール文面
- 社内で使う用語
- 新人に最初に教えること
これらを完璧なマニュアルにする必要はありません。
最初は箇条書きでも十分です。
重要なのは、頭の中、メールの中、紙のファイルの中に散らばっている情報を、少しずつ同じ場所に集めることです。
AIは、曖昧な社内知識の整理に向いている
AIは、何もないところから会社固有の正しい情報を作ることはできません。
しかし、社内にあるメモや過去の文章を整理することには向いています。
たとえば、次のような使い方ができます。
- 過去の問い合わせからFAQ候補を作る
- メール文面を分類する
- 作業メモを手順書の形に整える
- 議事録から確認事項を抜き出す
- 製品説明を分かりやすい文章に直す
- 新人向けのチェックリストを作る
ここで大事なのは、AIに丸投げしないことです。
AIが整理した内容を、現場の人が確認する。
間違っているところを直す。
足りない条件を足す。
この繰り返しで、社内ナレッジは少しずつ使える形になります。
見積、問い合わせ、品質対応から始めると効果が出やすい
ものづくり企業で社内ナレッジAIを始めるなら、最初から全社の情報を入れようとしない方がよいです。
範囲を絞った方が、運用しやすくなります。
特に始めやすいのは、見積、問い合わせ、品質対応です。
見積では、毎回確認する項目があります。
材質、寸法、数量、納期、図面の有無、支給品の有無、検査条件。
問い合わせ対応では、何度も説明している内容があります。
対応できる加工、対応エリア、納期の目安、持ち込み可否、最小ロット、相談前に必要な資料。
品質対応では、過去の不具合や再発防止策が重要になります。
これらは、AIに整理させる価値があるだけでなく、人間が見ても役立つ情報です。
Webサイトにも社内ナレッジは生きる
社内ナレッジを整理すると、Webサイトにも良い影響があります。
たとえば、営業担当が何度も説明している内容は、見込み客も事前に知りたい情報です。
よく聞かれる質問は、FAQページにできます。
対応できる加工やサービスは、サービスページに反映できます。
事例の説明は、制作実績や導入事例の記事にできます。
専門用語の説明は、ブログ記事や用語集にできます。
つまり、社内ナレッジは社内だけのものではありません。
整理すれば、問い合わせ前の不安を減らすWebコンテンツにもなります。
岡崎市や三河地域で仕事を探している企業にとっても、「この会社は何が得意で、どこまで相談できるのか」が分かりやすくなります。
社内ナレッジAIで決めておきたいルール
AIを使って社内ナレッジを扱うなら、最初にルールを決めておくことも大切です。
- 顧客名や個人情報をそのまま入れない
- 機密図面や契約情報の扱いを決める
- AIが作った文章は人間が確認する
- 古い情報には更新日を付ける
- 誰が最終判断するかを決める
- 外部公開してよい情報と社内限定情報を分ける
高性能なAIほど、便利に使えます。
その分、何を渡してよいか、何を渡してはいけないかの線引きが必要になります。
社内ナレッジAIは、情報管理とセットで考えるべきです。
小さく始めるなら、まず10個のFAQからでいい
最初から大きなシステムを作る必要はありません。
まずは、社内でよく聞かれる質問を10個集めるだけでも始められます。
「この見積では何を確認するか」
「この製品で注意することは何か」
「新人が最初につまずくところはどこか」
「お客様からよく聞かれることは何か」
この10個に対して、短く正確な回答を用意する。
それを月に一度見直す。
新しい質問が出たら追加する。
このくらいの運用でも、十分にDXの入口になります。
DXは、いきなり大きな仕組みを入れることだけではありません。
日々の判断や説明を、会社の中に残していくことも立派なDXです。
まとめ
岡崎市のものづくり中小企業DXを考えるとき、AIやシステム導入だけを主役にしすぎる必要はありません。
まず大事なのは、会社の中にある知識を見える形にすることです。
ベテランの判断。
過去のトラブル対応。
見積時の確認項目。
よくある問い合わせ。
こうした情報を整理すれば、AIはそれを使って文章化、分類、FAQ化、チェックリスト化を手伝えます。
社内ナレッジを整えることは、人にやさしく、AIにも扱いやすい会社を作ることです。
ものづくり企業のDXは、そこから始めても十分に意味があります。
